Documentmanagementsysteem en ERP, wat zijn de mogelijkheden?


Bent u op zoek naar een nieuw ERP-systeem of gebruikt u momenteel al een ERP-systeem? Vergeet dan zeker het belang van goed documentbeheer niet.


Digitale transformatie leidt er automatisch toe dat uw bestanden meer en meer digitaal bewaard worden.


Hierdoor wordt het belang van gestructureerd documentmanagement steeds groter.


Er zijn verschillende mogelijkheden om de bestanden en documenten van uw bedrijf digitaal te bewaren. Afhankelijk van de aard van de bestanden en het achterliggende doel, is de ene optie beter dan de andere. In dit artikel doet de verschillende mogelijkheden en de voor- en nadelen voor u uit de doeken.


UW DOCUMENTEN BEWAREN IN UW ERP-SYSTEEM

In de meeste moderne ERP-systemen is het mogelijk om uw bestanden en notities als bijlage toe te voegen in het ERP-systeem zelf. Het grote voordeel hiervan is dat u uw bestanden in éénzelfde systeem digitaal kunt bewaren en raadplegen. De documenten zijn gelinkt aan het onderwerp (bv. klant, project) waar ze betrekking op hebben.

Afhankelijk van het ERP-systeem dat u gebruikt, zijn hier een aantal nadelen aan verbonden:

  • Bestanden zijn verdeeld over de verschillende locaties in uw ERP-systeem (bv. op de klantfiche, het project, aankoopfactuur, …) en zijn daardoor moeilijker terug te vinden.

  • De databasecapaciteit van uw ERP-systeem wordt extra belast waardoor deze optie niet geschikt voor het opslaan van grote bestanden.

  • Iedereen van uw bedrijf die de bestanden wil raadplegen, heeft een licentie van het ERP-systeem nodig.

  • Samenwerken aan documenten, inclusief versiebeheer, verloopt moeizaam of is zelfs niet mogelijk.

  • Indien u ooit van ERP-systeem wilt veranderen, is het omslachtig om alle documenten terug te exporteren.

Ondanks de nadelen, is deze optie wel geschikt voor bedrijven die voornamelijk documenten met een kleine bestandsgrootte dienen op te slaan en waarvan het aantal bestanden per maand laag tot gemiddeld is. Voor bedrijven die regelmatig met grotere bestanden werken zoals bv. technische tekeningen en ontwerpen zal deze optie niet volstaan.


STANDALONE DOCUMENTMANAGEMENTSYSTEEM

Indien u voor een standalone oplossing kiest, wat een apart systeem naast uw ERP-systeem is, beslist u zelf over de structuur van het documentmanagementsysteem. Daarnaast beslist u ook welke bestanden u in het documentmanagementsysteem bijhoudt en welke in uw ERP-systeem (bv. aankoopfacturen, getekende bestelbon, …).

Een apart documentmanagementsysteem heeft verschillende voordelen:

  • U hebt zelf controle over de structuur van uw documentmanagementsysteem.

  • Bestanden worden centraal opgeslagen en zijn eenvoudig op te zoeken (bv. dankzij metatags).

  • U beschikt over een volledig versiebeheer van al uw documenten.

  • Niet alle medewerkers van uw bedrijf hebben een ERP-licentie nodig om bestanden te raadplegen.

  • Een documentmanagementsysteem is geschikter dan een ERP-systeem voor het opslaan en beheren voor grote bestanden.

Het nadeel van een standalone documentmanagementsysteem is dat het voor de medewerkers van uw bedrijf iets meer tijd zal vergen om de bestanden telkens correct op te laden en te categoriseren in het documentmanagementsysteem.

Tip: Het is wel mogelijk om in uw ERP-systeem links toe te voegen die verwijzen naar de verschillende pagina’s van uw documentmanagementsysteem. Hierdoor zijn de beide systemen al meer geïntegreerd, zonder hiervoor extra kosten te moeten maken.


UW ERP- EN DOCUMENTMANAGEMENTSYSTEEM INTEGREREN

Tenslotte is het ook mogelijk om uw documentmanagementsysteem te integreren met uw ERP-systeem. Deze optie combineert de voordelen van beide oplossingen. U kan uw documenten via drag & drop in uw ERP-systeem automatisch opladen in uw documentmanagementsysteem (bv. klanteninformatie, projecten, offertes, orders, facturen). Vervolgens krijgen de bestanden automatisch de juiste metatags en categorie(ën) toegewezen in het documentmanagementsysteem, op basis van de plaats waar u de documenten hebt opgeladen. Er bestaat dus een directe link tussen beide systemen.

Deze optie is de meest veelzijdige en uitgebreide van de drie, maar heeft als keerzijde dat het een grotere investering of licentiekost met zich meebrengt. Afhankelijk van welk ERP-systeem u gebruikt, zijn er ook standaardintegraties beschikbaar met documentmanagementsystemen.

Dit artikel helpt u alvast op weg in uw zoektocht naar een gepaste manier om uw documenten digitaal te bewaren. Wenst u verder ondersteund te worden in uw zoektocht naar het gepaste systeem en IT-partner voor uw bedrijf? Contacteer ons vrijblijvend voor een verhelderend gesprek.

Jonathan Vande Putte - 14 februari 2022